30 Gen Il Business Process Outsourcing: cos’è e quali sono i vantaggi

Cos’è il Business Process Outsourcing (BPO), perché l’esternalizzazione dei processi aziendali può risultare un fattore decisivo e come trovare il giusto fornitore di servizi aziendali.

Il Business Process Outsourcing (o BPO) è un modello organizzativo basato sull’esternalizzazione dei processi aziendali secondari.

Il ricorso all’outsourcing si è diffuso dopo la seconda guerra mondiale ed in maniera sempre maggiore in USA durante gli anni ‘80. In Italia è inizialmente apparso negli anni ‘60 ma si è andato diffondendo soprattutto durante gli anni ‘90. In realtà l’utilizzo di un modello simile può essere ritrovato già in tempi molto lontani, tra il Medioevo ed il Rinascimento, quando nelle produzioni tessili vi erano mercanti che acquistavano i tessuti ed i coloranti da varie regioni del mondo e poi “esternalizzavano” ad abili artigiani locali i procedimenti per le lavorazioni.

Oggi, dato li livello sempre più alto di globalizzazione dei mercati, ogni azienda avverte in modo ormai irrinunciabile l’esigenza di poter competere ai livelli più alti. Per raggiungere tali livelli è necessario gestire le risorse aziendali in maniera da dedicarne quante più possibile alle attività di core business.

Perché si ricorre all’esternalizzazione dei processi aziendali

Ogni azienda, a prescindere da che prodotto o servizio offre, deve far fronte ad una serie di attività interne. Alcune di queste sono di primaria importanza perchè legate direttamente all’attività produttiva, altre, invece, non sono direttamente legate al core business, come, ad esempio: l’attività di segreteria, quella di call center, di teleselling, telemarketing, ecc… . Tali attività solitamente rientrano in:

• Attività di supporto (o core dinstict activity) alle attività di creazione di valore o al core business
• Attività generiche, totalmente slegate da quelle utili alla creazione di valore o di core business

Per fronteggiare ogni singola attività, anche di importanza secondaria, è comunque necessario dedicarvi appositamente risorse sia a livello umano, sia di tempo che economico. Questo comporta una conseguente riduzione della disponibilità di risorse interne per le attività più direttamente connesse ai servizi strategici e di primaria importanza. Da qui l’esigenza di ricorrere all’esternalizzazione.

In cosa consiste il Business Process Outsourcing

Il Business Process Outsourcing è un modello organizzativo che prevede l’esternalizzazione dei processi interni secondari da parte di un’azienda (outosorcee) in affidamento ad uno o più partner esterni (outsourcer), per conseguire una migliore allocazione delle risorse ed una maggiore competitività sul mercato.

Il BPO, cioè, si basa su un’alleanza, o partnership, che un outsourcee ed un outsourcer stringono quando l’ousourcee, riconoscendo all’outsourcer la capacità di raggiungere obiettivi migliori ed in maniera più efficiente nello svolgimento di determinati processi, richiede all’outsourcer stesso una collaborazione di lungo periodo per ottimizzare tali processi ed aumentare la propria competitività sul mercato.

Grazie al Business Process Outsourcing, quindi, le aziende possono dimettere, o meglio, esternalizzare tutte quelle attività ritenute secondarie al di fuori della loro struttura, affidandone la gestione a società partner che si incaricano per loro conto di espletarle. In tal modo, tutte le risorse che a queste dovrebbero essere dedicate internamente, sono “risparmiate” per servizi ed attività più inerenti il core business aziendale, riducendo di molto i costi ed aumentando la competitività sul mercato.

L’esternalizzazione delle attività produttive avviene praticamente in tutti i settori. Le piccole o medie imprese trovano nell’outsourcing un sostengo per attività a cui non potrebbero far fronte internamente, per via della limitatezza delle proprie capacità. Le grandi aziende, anche multinazionali, possono, con tale modello organizzativo, risparmiare tempo, soldi ed in generale risorse da poter allocare altrove, dove più necessario.

Quando il ricorso all’outsourcing produce reali vantaggi

È implicito che perché un’azienda trovi nel Business Process Outsourcing una fonte di concreti vantaggi dovrà avere come partner una società affidabile e competente, che si incarichi dei servizi esternalizzati e li gestisca in maniera opportuna. In questi casi, infatti, le performance della società che gestisce le risorse in outsourcing segnano, in maniera diretta, le performance dell’azienda che richiede i servizi.

Si provi ad immaginare, infatti, cosa accadrebbe se un’azienda che ha ricevuto in affidamento l’attività di gestione dei servizi di call center non fosse poi realmente in grado di gestire opportunamente tali servizi, magari per insufficienza della propria infrastruttura o per la scarsa formazione degli addetti. Tutti i clienti, i fornitori ed in generale coloro che dovrebbero interagire con il call center si troverebbero in difficoltà nell’usufruire del servizio, con un danno gravissimo per l’azienda che ha esternalizzato l’attività.

Per tutte le ragioni sopraelencate, allorché ci si trovi in dubbio su quale sia la società partner ideale a cui affidare in outsourcing le attività, è necessario valutare determinati parametri, come: da quanto tempo opera sul mercato, quali target ha raggiunto, quanto è affidabile e trasparente, oltre a verificare che sia in possesso di valide certificazioni.

In conclusione

Si può quindi affermare che il Business Process Outsourcing è un’opportunità fondamentale per la crescita di un’azienda poiché permette a questa di ridurre gli sprechi in settori interni non strategici per la produzione e reindirizzare le risorse verso processi più importanti per il core business. Ma perché il BPO sia veramente un modello utile alla crescita, è necessario che il partner, a cui ci si affida per esternalizzare i processi, sia competente, affidabile, abbia comportamenti trasparenti e possa vantare un’esperienza adeguata.

Del resto, considerando che uno dei tratti che solitamente contraddistinguono i processi di outsourcing, come già sopra accennato, è la lunga durata della partnership tra azienda che esternalizza i servizi ed azienda che offre i servizi di esternalizzazione, non ci si può permettere una scelta avventata nell’individuazione del giusto partner.

Hai già preso in considerazione l’esternalizzazione dei servizi aziendali come una risorsa per far crescere la tua impresa? Vuoi approfondire ulteriormente le conoscenze sull’outsourcing?

Facci sapere cosa ne pensi a riguardo o se hai nuove idee e spunti da consigliarci, siamo sempre pronti ad ascoltarti.